Muy poco se ha documentado sobre las experiencias o lecciones que nos han dejado los programas o proyectos orientados al desarrollo rural. Esto porque nos preocupamos por informar lo cumplido o alcanzado y no por resaltar los factores o situaciones –positivas o negativas- que influyeron para haber alcanzado o no las metas previstas o programadas.
Es muy frecuente que los ejecutivos de proyectos solo informen lo que ellos catalogan como “bueno” y no lo malo en la ejecución de sus actividades, porque sienten que así, entregan buenas noticias y buenos informes o reportes. Para ellos es una forma de decir que han cumplido eficientemente su misión y que son capaces técnica y administrativamente para seguir en su cargo.
Cuando esos informes son sometidos a discusión o evaluación, a veces se encuentra que los mismos no son completos, precisos ni mucho menos coherentes. Al consultarles sobre los vacíos, los errores o las imprecisiones, casi siempre tienen una respuesta o se la rebuscan, satisfaga o no la misma.
Las preguntas se originan porque los documentos no siempre informan lo que se debe informar o porque a veces se obvia información muy importante que debe ser incluida para valorar mejor los esfuerzos y los logros, así como los obstáculos a superar a futuro.
Un buen ejecutivo presenta documentos que incluyen los problemas que afrontó en el cumplimiento de sus actividades y sus metas, y como los superó. Debe resaltar los factores positivos –coyunturales o programados- que favorecieron el desarrollo del programa o proyecto. Debe hacer uso del marco lógico para precisar la información relevante y valiosa. Debe estar consciente que un informe, si bien refleja su profesionalismo, debe estar elaborado de manera que sirva para evaluar el programa o proyecto y no a su persona.
No sirve de mucho que él tenga en su cabeza más de la información que presenta, porque en su ausencia no existen las repuestas que él conoce y que deben estar en los documentos. Claro está que los informes, son tan completos según el periodo a que se refieren o al nivel a que se presentan, pero siempre es necesario documentar en lo mayor posible las acciones ejecutadas. No sugiero documentos exageradamente voluminosos, sino documentos ejecutivos con la información soporte del caso.
Si no documentamos (escribimos) las experiencias vividas en el cumplimiento de nuestras funciones no podemos ayudar a otros técnicos -sean estos de otros programas o proyectos o nuestros sucesores- para que no cometan nuestros errores o para que implementen nuestros aciertos.
Finalmente, es oportuno exponer que se facilita la elaboración de un informe, si en primer lugar sabemos sobre que quieren informarse nuestros superiores (esperemos que ellos estén claros de lo que necesitan), si en segundo lugar diseñamos los controles que se necesitan para ir registrando periódicamente la información que nos demandan, y en un tercer y último lugar, si somos disciplinados en ir llevando a diario nuestras personales ayudas memorias.
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